药品生产企业现场检查缺陷项目整改资料要求及审查要点

时间: 2020-09-30

1.目的

本规程的制定是为了统一对药品生产企业整改资料的审核标准,明确整改报告撰写要求,指导企业对现场检查发现的缺陷进行有效整改,提升其生产质量管理水平。

2.范围

适用于中心组织的药品GMP符合性检查、药品生产许可检查、委托加工检查等现场检查中发现缺陷的整改。

3.内容

3.1企业在收到检查组出具的《药品GMP现场检查不合格项目》后,应在两个月内进行整改,所有缺陷整改完成后向中心报送缺陷项目整改报告,如有特殊原因无法及时完成整改,企业应提交详细的整改计划,说明原因及预计完成整改的时间。

3.2企业整改时应按照药品GMP理念,深入分析缺陷产生原因,对现场检查所发现的缺陷进行风险评估,区分缺陷是否属于系统性缺陷,举一反三,措施得当,确保整改到位。

3.3整改报告要求:

3.3.1整改报告基本要求

3.3.1.1整改报告由正文和附件两部分组成。正文部分至少应包括:缺陷的描述、缺陷原因的分析、缺陷的风险评估、纠正及预防措施、采取措施后的有效性评价、整改完成情况。附件部分应是与正文中每个缺陷相对应的证明性材料。

3.3.1.2整改报告应针对缺陷项目,内容真实完整,数据清晰,表达清楚,文字通顺,用语准确,如实反映企业的整改落实情况,并加盖企业公章(每页或骑缝章)。

3.3.1.3整改资料用A4纸制作,标注页码,并装订成册。

3.3.2 整改报告正文要求

3.3.2.1缺陷描述

企业应详细描述缺陷发生的时间、地点、数据、具体情节及相关人员等,文字表达应准确无误。

3.3.2.2缺陷原因分析

企业应对缺陷产生的原因进行分析,深入查找缺陷发生的根本原因。

1)如涉及管理的,企业应分析是否制订了相应的文件;相应的文件内容是否完善、合理;相关文件是否进行了培训;员工是否按照文件要求操作;质量管理部门是否进行了有效的监督控制。

2)涉及设施设备的,主要从设计选型、施工安装、日常维护、验证等方面进行原因分析,并审阅相关的文件系统。整改资料中应附改造后的设施设备图片、影音资料等。

3)涉及人员的,是否配备了足够的符合资质要求的人员、相关人员是否胜任该岗位的需要、相关人员是否接受了应有的培训、培训的效果是否确认。

3.3.2.3缺陷风险评估

企业应对涉及的缺陷逐条进行风险评估,风险评估可采用FMEA(失效模式与影响分析)方法,也可采用其他评估方法。

FMEA法风险评估要素如下:

1)该缺陷产生的直接后果,对产品质量是否产生直接的不良影响或潜在的影响。即严重性(S)

2)该缺陷可能发生的频率的高低。即重现性(O);

3)该缺陷是否易被观察或检测到。即可检测性(D);

4)通过以上三个指标判断该缺陷的风险系数(RPN);

5)企业应评估该缺陷涉及的范围,是否涉及本次检查范围外的产品;

6)形成最终的评估结果,依据风险系数评定缺陷风险等级。

3.3.2.4纠正及预防措施

1)企业根据风险评估的结果,针对缺陷产生原因,在企业内部进行全面排查,举一反三,分析关联性环节是否存在同样问题,如相邻批次、其他车间相同工序等,提出采取或拟采取的纠正措施;对有可能再次发生的缺陷提出明确的预防性措施,以防止此类缺陷的再次发生。

2)采取的整改措施和预防措施应明确相关的责任部门和责任人,并明确完成时间。

3)如评估认为缺陷对已经生产或上市的产品产生质量风险的,企业应明确是否需要采取进一步的产品控制措施,包括停止生产、停止销售、召回、销毁等。应提供具体产品的名称、规格、批号、数量、销售流向等内容。

3.3.2.5整改完成情况

企业应明确整改是否已全部完成,完成责任部门,责任人及完成的时间。如采取的纠正预防措施短期内不能完成,可上报整改计划,明确整改方案及完成时间。

3.3.2.6采取措施后的有效性评价

企业应简要描述采取的措施是否可有效杜绝缺陷再次发生。

3.3.3整改报告附件的具体要求

3.3.3.1涉及关键岗位人员调整的,应提供相应的任免文件、相关人员的资质证明、人员工作经历复印件。

3.3.3.2涉及人员培训的,应提供相应的培训计划、培训签到、培训记录(包括培训内容、时间、参加人员、考核方式、考核结果)、培训效果评估等。

3.3.3.3涉及文件新增的,应提供新文件复印件,涉及修订的应提供新老文件相关页的对照,并在新文件中标注出修订的内容。

3.3.3.4涉及厂房设施设备变更的,应在文字说明的同时,附变更后图纸或照片等证明性材料。在规定时间无法完成的,如涉及验证的,应提供经审批的验证方案及预计完成的计划表。

3.3.3.5涉及关键设施设备、供应商、工艺、检验方法等重要变更的,应提供相应的研究资料、验证报告,规定时间无法完成整改的应提供经批准验证方案及预计完成计划表,必要时应报行政监管部门批准。

3.3.3.6涉及计量校验的应提供相应的计量校验合格证书,规定时间无法完成的应提供相应的文字说明以及预计的完成计划表。

3.3.3.7涉及标识的应提供改正前、后反映标识状况的照片或证明材料。

3.3.3.8涉及验证的应提供相应的验证报告,规定时间无法完成的应提供相应的验证方案以及预计的完成期限。

3.3.3.9涉及稳定性试验的应提供稳定性试验结果或稳定性试验方案以及预计的完成时间。

3.3.3.10涉及行政监管有关内容的,如备案,应提供相应的证明文件等。

3.4企业完成整改后应向所在地检查分局报告,在取得检查分局出具的监督整改表后,连同缺陷整改报告一起报送中心。

3.5在对企业整改报告及相关资料的各级审查过程中,如发现企业整改措施不当、整改不到位或需企业提交补充资料的,逐级审批后,药品GMP审评员按照《公文处理办法》的要求向相关企业发函,通知企业按要求提交整改情况说明及补充资料等书面材料,并加盖企业公章。

3.6在对检查分局出具的监督整改表及相关资料的审查过程中,如发现企业整改完成情况与企业整改报告中内容有不一致的或对整改情况描述不清的,逐级审批后,药品GMP审评员按照《公文处理办法》的要求向检查分局发函,请其重新确认。

3.7在综合评定过程中,如发现需增加企业缺陷整改项目的,逐级审批后,药品GMP审评员按照《公文处理办法》的要求向相关企业发函,通知企业对增补缺陷进行整改。企业整改结束后,应请检查分局确认,将整改报告和检查分局的监督整改表一并交中心。

3.8企业缺陷整改和补充资料时间不计入工作时限。